Referentiefuncties Dierhouderij

Functiecategorie

Functieschaal

Leidinggevend

Zoeken op oude referentiefunctienamen

Administratief medewerker

Kenmerken van de referentiefunctie

De administratief medewerker komt voor in grote agrarische bedrijven. De functiehouder is verantwoordelijk voor administratieve en ondersteunende werkzaamheden ter ondersteuning van commerciële medewerkers en het commerciële proces. Uitvoering van werkzaamheden wordt gestuurd door werkafspraken, regels en voorschriften. Er wordt gebruik gemaakt van standaard administratieve computerprogramma’s.

Organisatie

  • Direct leidinggevende: vakinhoudelijk leidinggevende
  • Geeft leiding aan: niet van toepassing
Resultaat­gebieden Taken Resultaatindicatoren
Verwerking orders
  • verwerken van orders in het systeem;
  • controleren en completeren van orderformulieren, afstemmen met klant in geval van ontbrekende gegevens;
  • raadplegen van systemen m.b.t. voorraadniveaus, planning, voorwaarden e.d.;
  • aanmaken en verzenden van orderbevestigingen;
  • navraag doen bij betrokkenen bij vragen, problemen e.d.
  • conform procedures, instructies;
  • juistheid en tijdigheid verwerking;
  • compleetheid van orders;
  • klanttevredenheid inzake follow-up.
Afdelings­onder­steuning
  • bijhouden van bestanden met gegevens, verstrekken van informatie op verzoek;
  • maken van fotokopieën, formulieren e.d. voor intern gebruik, archiveren van stukken;
  • verzenden van standaard correspondentie via post, fax of e-mail;
  • registreren van klachten en claims;
  • bijhouden van archieven;
  • bijhouden van voorraad kantoorbenodigdheden, uitgeven en afroepen van nieuwe voorraad.
  • beschikbaarheid/traceerbaarheid stukken;
  • juistheid en actualiteit van geregistreerde gegevens en klachten;
  • beschikbaarheid kantoorartikelen;
  • ondersteuning in aansluiting op behoeften.

Bezwarende omstandigheden

  • Eenzijdige houding en belasting van de oog- en rugspieren bij het werken met de computer.

Het functieniveau wordt enkel bepaald door de inhoud van de functieomschrijving en niet door het competentieprofiel.

Kennis en vaardigheden

  • MBO 2-3 werk- en denkniveau.
  • Kennis van het assortiment.
  • Kennis van geautomatiseerde systemen.
  • Kennis van gehanteerde procedures en werkmethoden.
  • Enige werkervaring in een vergelijkbare functie.

Competentieprofiel

Communicerend (2):
  • slaagt erin een eenvoudig standpunt over een eenvoudig onderwerp kernachtig en duidelijk te presenteren en daarover eenvoudige vragen te beantwoorden;
  • is in staat collega’s mondeling kort en bondig over het werk te informeren;
  • is in staat informatie volledig en correct in eenvoudige schriftelijke berichtjes te verwoorden.
Vakdeskundigheid toepassend (3):
  • werkt snel en reageert snel op wijzigingen in werkzaamheden;
  • werkt precies en gebruikt eerdere ervaringen;
  • is in staat om snel te benoemen wat de standaard werkzaamheden inhouden en draagt dit gemakkelijk over aan anderen.
Analyserend (2):
  • is in staat systematisch gegevens te verzamelen en slaat deze op voor het gebruik door anderen.
Klantgerichtheid (2):
  • houdt in zijn gedrag rekening met klanten;
  • is in staat passend te reageren op vragen/klachten van klanten voor zover dat in zijn bereik ligt en verwijst anders door naar iemand die ze wel kan helpen.
Kwaliteitsgerichtheid (2):
  • is in staat systematisch te werken binnen de daartoe gestelde tijd;
  • heeft extra aandacht voor de punten die kritisch zijn voor de kwaliteit.

Download